第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质,特制定本制度。 

第二条 秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部门和分支机构依照本管理制度履行职责。 

第三条 秘书处行文使用一个文号，即“豫传字”，适用于以学会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖学会印章。 

第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报秘书长审核后由秘书长批示签发，秘书处负责文件的文号编发、承印等工作。 

第五条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。 

第六条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。 

第七条 每年学会行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。 

第八条 学会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。 

第九条 秘书处负责印章的刻制、保管和使用记录，并设专人负责此项工作。 

第十条 学会财务专用章，按有关财务管理的规定使用。 

第十一条 学会分支机构不得私自制作印章，分支机构的印章由学会统一制作、统一管理。 

第十二条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，并不得带离本会办公场所。 

第十三条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经秘书处批准后开具，并留底备查。 

第十四条 本规定经会长办公会审议通过后生效。 

                                 河南省传播学会 

                                 2023年9月25日